Dallo scorso 18 agosto, con la pubblicazione in G.U. del D.M. 9 luglio 2008 sono immediatamente abrogati i libri paga e matricola e il registro di impresa, mentre per gli altri libri obbligatori, sostituiti con il libro unico del lavoro, opera un regime transitorio che consente di adempiere all'obbligo di tenuta del LuL con i previgenti libri paga, registro dei lavoranti a domicilio e libretto personale degli stessi lavoratori a domicilio.

L'adozione del libro unico avviene, quindi, con tempistica diversa:

• dal 18 agosto 2008 sono abrogati il libro matricola ed il registro d'impresa, che dovranno essere conservati per cinque anni dall'ultima registrazione;

• dalla stessa data, in via transitoria fino al periodo di paga relativo al mese di dicembre 2008, il libro paga, nelle sue sezioni "paga" e "presenze" può continuare ad essere utilizzato in luogo del libro unico seguendo le nuove regole stabilite per quest'ultimo. Le presenze non avranno più necessità di essere indicate entro il giorno successivo, ma sarà sufficiente la compilazione entro il 16 del mese successivo a quello di riferimento; i soggetti da indicare sono quelli previsti dall'art. 39 della legge n. 133/2008;

• il regime sanzionatorio è, comunque, quello stabilito per il libro unico del lavoro;

• sempre dal 18 agosto 2008 qualsiasi norma di legge o contrattuale che faccia riferimento ai libri e registri abrogati deve intendersi come riferita al libro unico del lavoro.

Sottolinea a tal proposito la circolare n. 20/2008 diramata dalla Direzione Generale per l'attività ispettiva del Ministero del lavoro, della Salute e delle Politiche sociali che i libri che i datori di lavoro continueranno ad usare nel periodo transitorio sono assoggettati agli obblighi di tenuta, compilazione ed esibizione disposti per il libro unico del lavoro e, in caso di violazione, il regime applicabile sarà esclusivamente quello stabilito dal richiamato art. 39.
L'affermazione lascia un poco perplessi, stante che il periodo transitorio avrebbe dovuto consentire ai datori di lavoro, ma soprattutto alle case di software di adeguare i programmi alle nuove regole introdotte dall'art. 39 del D.L. 25 giugno 2008, n. 112 convertito con modifiche dalla legge 6 agosto 2008, n. 133 che ha abrogato pressoché tutte le previgenti disposizioni relative alla tenuta dei libri e dei registri del lavoro, sostituendoli con il libro unico del lavoro (vedi la tavola riepilogativa nel documento in .pdf).

I soggetti obbligati
L'obbligo di istituzione, tenuta e conservazione del LuL riguarda tutti i datori di lavoro privati, compresi quelli che operano nel settore dello spettacolo, i datori di lavoro agricolo ed i marittimi, con la sola esclusione dei datori di lavoro domestico. Ne sono esonerati i datori di lavoro pubblico che provvedono alle prescritte registrazioni mediante i fogli o cedolini o ruoli di paga, elaborati individualmente per ciascun dipendente pubblico.

Nel libro devono essere annotati i dati relativi a:

• lavoratori subordinati, di qualsiasi livello e/o categoria. In particolare, occorre indicare oltre che i lavoratori in forza anche se inviati a lavorare all'estero o distaccati, anche i lavoratori utilizzati con contratto di somministrazione che dovranno, pertanto, essere registrati dall'utilizzatore per quanto riguarda i dati anagrafici, la mansione e la durata del contratto nonché dal somministratore in quanto effettivo datore di lavoro;

• collaboratori coordinati e continuativi, con o senza modalità a progetto;

• associati in partecipazione con apporto lavorativo, anche se in forma mista capitale e lavoro.

Rispetto agli obblighi previgenti non devono, invece, essere più indicati i dati relativi a:

• il coniuge, i figli anche naturali o adottivi, gli altri parenti, gli affini, gli affiliati e gli affidati del datore di lavoro che prestano con o senza retribuzione attività alle di lui dipendenze;

• i soci delle società di ogni tipo, anche di fatto, comunque denominata, costituita o esercitata che prestino opera manuale o sovraintendano al lavoro altrui.

Il libro unico del lavoro deve altresì contenere un calendario delle presenze, da cui risulti, per ogni giorno:

• il numero di ore di lavoro effettuate da ciascun lavoratore subordinato;

• le ore di lavoro straordinario;

• le eventuali assenze dal lavoro, anche non retribuite;

• le ferie;

• i riposi.

Dispone il D.M. 9 luglio 2008 che ciascuna annotazione relativa allo stato di presenza o di assenza dei lavoratori deve essere effettuata utilizzando una causale precisamente identificata e inequivoca. In caso di annotazione tramite codici o sigle, il soggetto che cura la tenuta del libro unico del lavoro deve rendere immediatamente disponibile, al momento della esibizione dello stesso, anche la decodificazione utile alla piena comprensione delle annotazioni e delle scritturazioni effettuate.

Quanto ai dati retributivi, devono essere indicate tutte le somme ed i valori erogati nel periodo di paga, compresi i rimborsi spese, con apposita evidenza di quanto corrisposto per le prestazioni di lavoro straordinario e per i premi di rendimento e produttività.

Il LuL deve essere tenuto, alternativamente, presso la sede legale del datore di lavoro oppure presso la sede di un soggetto autorizzato alla tenuta dei libri e della documentazione di lavoro senza più alcun obbligo di rilascio di copie, autenticate o meno. L'originale del LuL può, pertanto, essere tenuto presso:

• la sede legale dell'impresa;

• lo studio del consulente del lavoro o di altro professionista abilitato (art. 5, comma 1, legge n. 12/1979);

• i servizi e i centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese, anche in forma cooperativa;

• la società capogruppo che può essere affidataria di tutti gli adempimenti di cui all'art. 1 della legge n. 12/1979 per le società collegate del gruppo ai sensi dell'art. 31, comma 1, del D.Lgs. 10 settembre 2003, n. 276.

Il D.M. 9 luglio 2008 conferma le formalità alle quali sono soggetti i previgenti libri di paga, è però del tutto esclusa la possibilità di tenere manualmente il libro unico del lavoro. L'elaborazione può avvenire, pertanto, esclusivamente con modalità informatiche con l'obbligo, in fase di stampa, di attribuire a ciascun foglio una numerazione sequenziale, conservando eventuali fogli deteriorati o annullati. Per la tenuta e la conservazione del libro unico del lavoro si può utilizzare uno dei seguenti sistemi:

1.
a elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, con numerazione di ogni pagina e vidimazione prima della messa in uso presso l'INAIL o, in alternativa, con numerazione e vidimazione effettuata, dai soggetti appositamente autorizzati dall'INAIL, in sede di stampa del modulo continuo;

2.
a stampa laser, con autorizzazione preventiva, da parte dell'INAIL, alla stampa e generazione della numerazione automatica;

3.
su supporti magnetici, sui quali ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate, o ad elaborazione automatica dei dati, garantendo oltre la consultabilità, in ogni momento, anche la inalterabilità e la integrità dei dati, nonché la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite, nel rispetto delle regole tecniche di cui all'art. 71 del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82; tali sistemi sono sottratti ad obblighi di vidimazione ed autorizzazione, previa apposita comunicazione scritta, anche a mezzo fax o e-mail, alla direzione provinciale del lavoro competente per territorio, prima della messa in uso, con indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema adottato.

L'INAIL fornisce istruzioni in merito con la nota n. 7095 del 10 settembre 2008, chiarendo che in caso di autorizzazione al consulente del lavoro o ad altro soggetto autorizzato di numerazione unica del libro per tutti i clienti, non è più richiesta né la trasmissione alla stessa INAIL del riepilogo annuale, né la consegna mensile ai clienti del numero di pagine utilizzato per l'elaborazione.
Come sottolinea l'Istituto assicuratore nella nota citata, il datore di lavoro deve istituire e tenere un unico libro anche in presenza di più posizioni assicurative e previdenziali in ambito aziendale o di più sedi di lavoro, sebbene stabili ed organizzate. Per la tenuta del libro unico del lavoro, indipendentemente dal sistema di tenuta adottato, occorre:

• attribuire, in fase di stampa, una numerazione sequenziale a ciascun foglio che compone il Libro unico del lavoro;

• conservare eventuali fogli deteriorati o annullati;

• istituire un documento unitario. Il libro unico del lavoro dovrà essere, quindi, unitario, quanto a vidimazione, numerazione, registrazioni, tenuta e conservazione.

Il Ministero del Lavoro, con la circolare n. 20/2008, ha precisato che è ritenuta, comunque corretta, all'interno del libro unico del lavoro regolarmente istituito, l'eventuale elaborazione separata del calendario delle presenze, mantenendo una numerazione sequenziale.

Ottobre 2008

autori: Maria Rosa Gheido e Alfredo Casotti